Dopiero co pracodawcy rozpoczęli swoje przygotowywania pod kątem nowelizacji ustawy w zakresie pracy zdalnej i badania trzeźwości, a Sejm zdążył już rozpoznać wszystkie poprawki Senatu do (znacznie szerszej) ustawy nowelizującej Kodeks pracy, która ma na celu implementację do polskich przepisów Dyrektywy UE w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, co wymusza konieczność przygotowania się do kolejnych zmian. Wejście w życie obu nowelizacji nie zostało rozłożone w czasie, co z pewnością nie ułatwi dostosowania się do nowych reguł. Jednocześnie, pracodawcy muszą spełnić wiele obowiązków w związku z tegorocznym autozapisem do PPK. Jednym słowem – wiosna przynosi wiele wyzwań dla przedsiębiorców i zmusza ich do intensywnych działań związanych z koniecznością przystosowania własnych regulaminów do nowych przepisów.
 
Implementacja unijnej dyrektywy tzw. work-life balance i tzw. dyrektywy rodzicielskiej:
 
Na posiedzeniu 9 marca 2023 r. Sejm uchwalił ostatecznie ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Obecnie ustawa czeka na podpis Prezydenta, zaś zmiany wejdą w życie po 21 dniach od ogłoszenia. Wówczas pracodawcy będą mieli obowiązek dostosowania aktualnych regulacji do nowelizacji wprowadzającej m.in.:
 
• dodatkowy urlop rodzicielski 9-tygodniowy dla drugiego z rodziców i podstawę wymiaru zasiłku w wysokości 70% dla obojga rodziców przez cały okres trwania urlopu rodzicielskiego,
• zmiany w umowach na okres próbny,
• dodatkowe 2 dni wolne z tytułu siły wyższej płatne 50%,
• dodatkowe 5 dni urlopu opiekuńczego (bezpłatne),
• możliwość zawnioskowania do pracodawcy przez rodziców dzieci do lat 8 o tzw. elastyczną pracę,
• brak możliwości zlecania nadgodzin, pracy w porze nocnej i delegowania poza stałe miejsce pracy rodzicom dzieci do lat 8 bez ich zgody,
• możliwość zawnioskowania raz w roku do pracodawcy o bardziej przewidywalne warunki pracy,
• konieczność podawania przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę również na czas określony.
 
Praca zdalna, badanie trzeźwości i autozapis do PPK:
 
Przepisy uprawniające firmy do sprawdzenia, czy pracownik nie jest pod wpływem alkoholu lub narkotyków, weszły w życie 21 lutego 2023 r. W praktyce wielu przedsiębiorców pracuje obecnie nad formalnym wdrożeniem takiego nadzoru. Pracodawca, który chce wprowadzić kontrole, musi określić to w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi ustalać regulaminu. O wprowadzeniu badań należy poinformować pracowników nie później niż dwa tygodnie przed ich rozpoczęciem.
 
Przedsiębiorcy przygotowują się również do uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej. Nowe wytyczne pracodawca ma wprowadzać w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkiem zawodowym lub w regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkiem zawodowym lub gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa. To w tych procedurach pracodawca jest zobligowany do określenia m.in. grupy zatrudnionych, którzy mogą być objęci pracą zdalną oraz zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z takim trybem wykonywania obowiązków, w tym w formie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Należy także ustalić odpowiednie zasady kontroli pracownika zdalnego. Alternatywnie regulacje te można wprowadzić w poleceniu pracodawcy (w szczególnych przypadkach, np. w okresie trwającego obecnie stanu zagrożenia epidemicznego) lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.
 
W praktyce, obecnie pracodawcy najwięcej czasu poświęcają na ustalenie zasad stosowania pracy zdalnej oraz tych dotyczących ryczałtu, który ma rekompensować pracownikom określone koszty wynikające z pracy w domu.
 
Zmiany w kodeksie pracy zbiegają się w czasie z tzw. autozapisem do PPK, który również wymaga od pracodawcy podjęcia konkretnych działań. Mimo, że uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, a pracownik co do zasady może złożyć deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, to co cztery lata pracodawca ponownie automatycznie zapisuje go do programu. Po raz pierwszy stanie się to w 2023 r. ponieważ z końcem lutego 2023 r. wygasły złożone przed tą datą deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do programu. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie osób, które złożyły deklarację o rezygnacji, o wznowieniu dokonywania wpłat na program. Pracownik może jednak ponownie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie kolejnej deklaracji.
 
Podsumowanie:
 
Wejścia w życie nowych przepisów w zakresie work – life balance możemy spodziewać się już w kwietniu, a warto pamiętać, że już 7 kwietnia 2023 r. mocy nabiorą przepisy wdrażające do polskiego porządku prawnego pracę zdalną jako rozwiązanie stałe. W świetle dodatkowych obowiązków związanych z PPK i badaniem trzeźwości, powyższe sprawia, że pracodawców czeka okres wytężonej pracy. Po raz kolejny w ostatnim czasie powstaje bowiem konieczność dostosowania wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, wzorów umów, informacji i obowiązujących w firmach procedur do nowych przepisów.
 
Autorka: Joanna Groth – Senior associate w Kancelarii SKP, praktyka life science, prawo korporacyjne/M&A i prawo pracy.