Należy przypomnieć, że zakończenie prac legislacyjnych nad projektem ustawy w sprawie tzw. „sygnalistów” planowane jest na I kwartał 2024 roku, co oznacza, że już w najbliższych tygodniach może dojść do uchwalenia ustawy, która nałoży na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki m.in. w zakresie wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń oraz dostosowania wewnętrznych aktów prawa pracy (np. regulaminów pracy, układów zbiorowych pracy) do znowelizowanych przepisów. Wobec pojawiających się w ostatnim czasie wielu postulatów zmian w projekcie ze strony organizacji społecznych oraz pracodawców nie można oczywiście wykluczyć kolejnych zmian w projekcie i ewentualnych poprawek, niemniej jednak należy się spodziewać raczej kosmetycznych niż rewolucyjnych zmian.
 
Przygotowanie się przedsiębiorców do rozpoczęcia działań w ww. kierunku jest tym bardziej istotne, że Ustawodawca przewiduje bardzo krótki, 1-miesięczny termin vacatio legis w zakresie obejmującym wprowadzenie przez przedsiębiorców procedury zgłoszeń wewnętrznych. Oznacza to, że podmioty prawne podlegające ustawie w tym zakresie (zatrudniające co najmniej 50 pracowników) będą miały zaledwie 1 miesiąc na stworzenie wymaganej prawem procedury i dostosowanie przepisów wewnętrznych do planowanych przepisów.
 
Projekt ustawy przewiduje względem podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, która zdefiniowana została jako „procedura zgłoszeń wewnętrznych”. Należy przy tym podkreślić, że 50-osobowy próg zatrudnienia nie znajdzie zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 (dotyczy on przedsiębiorców oferujących usługi finansowe tj. m.in. banków, towarzystw ubezpieczeniowych, funduszy inwestycyjnych czy innych instytucji świadczących usługi finansowe). W ww. zakresie podmioty te winny ustanowić procedurę niezależnie od posiadanego stanu zatrudnienia.
 
Należy przy tym podkreślić, że do utworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych uprawniony jest również każdy inny podmiot (zatrudniający mniej niż 50 osób) jeżeli uzna, że wprowadzenie procedury jest celowe z punktu widzenia profilu oraz organizacji przedsiębiorstwa.
 
Przed ustaleniem procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie z art. 24 ust. 3 projektu ustawy przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzenia konsultacji:
 
1. z zakładową organizacją związkową jeżeli takowa działa u przedsiębiorcy;
2. z przedstawicielami osób świadczącymi pracę na rzecz przedsiębiorcy wyłonionymi w trybie zwyczajowo przyjętym u danego podmiotu prawnego.
 
Szczegółowe elementy obligatoryjne i fakultatywne które powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych zostały określone w art. 25 projektu ustawy – przede wszystkim nakładają one na pracodawcę obowiązek utworzenia kanału przyjmowania zgłoszeń w postaci wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub podmiotu zewnętrznego oraz ustalenia trybu przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.
 
Przedsiębiorca zobowiązany do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien przy tym wprowadzić możliwość dokonania przez sygnalistę zgłoszenia w formie zarówno ustnej jak i pisemnej.
 
Ustalając procedurę zgłoszeń wewnętrznych przedsiębiorca powinien zapewnić pełną poufność co do tożsamości sygnalisty oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu – przede wszystkim podmiot prawny powinien w procedurze zgłoszeń wewnętrznych zawrzeć takie postanowienia, które będą upoważniały do przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów wyłącznie podmioty upoważnione do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów. Należy podkreślić, że zgodnie z projektem ustawy, możliwe jest upoważnienie przez przedsiębiorcę podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich rozpatrywania oraz udzielania odpowiedzi na zgłoszenia. Przy wyborze takiego wariantu wewnętrznego kanału zgłoszeń, Ustawodawca wymaga od przedsiębiorców zawarcia z takim podmiotem odrębnej umowy regulującej obowiązki obu stron w ww. zakresie jak również w zakresie respektującym przepisy związane z przetwarzaniem danych osobowych.
 
Zgodnie z projektem ustawy procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. Przekazanie procedury do wiadomości nastąpić winno w sposób przyjęty u danego podmiotu prawnego (a zatem w zależności od możliwości może nastąpić m.in. w formie elektronicznej, pisemnej albo w innej stosowanej przez przedsiębiorcę np. poprzez pozostawienie procedury do wglądu w ogólnodostępnym dla pracowników i współpracowników miejscu).
 
Ostatnim obowiązkiem, jaki nakłada na przedsiębiorców Ustawodawca w związku z wprowadzeniem dyrektywy jest utworzenie i prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, a także przechowywanie informacji ujawnionych w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku ze zgłoszeniem sygnalisty.
 
Należy podkreślić, iż projekt ustawy w rozdziale 6 przewiduje odpowiedzialność karną m.in. za utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych czy ujawnianie tożsamości sygnalisty osobom nieupoważnionym. Ustawodawca za najcięższe naruszenia przewidział zagrożenie karą pozbawienia wolności do lat 3.
 
Niezależnie od opisanych powyżej obowiązków przedsiębiorców w zakresie wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych wypada wspomnieć, iż Ustawodawca przewidział również możliwość dokonywania przez sygnalistów zgłoszeń zewnętrznych do właściwego ze względu na rodzaj naruszenia organu publicznego np. w przypadku naruszeń z zakresu przepisów ochrony danych osobowych, z dużym prawdopodobieństwem będzie do Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W przypadku gdy sygnalista nie będzie wiedział do jakiego organu powinien skierować zgłoszenie, wtedy organem właściwym będzie Rzecznik Praw Obywatelskich.
 
Projekt ustawy nie przewiduje udziału przedsiębiorcy na etapie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. W przypadku stwierdzenia naruszenia stosowny organ publiczny lub Rzecznik Praw Obywatelskich podejmują względem przedsiębiorcy stosowne czynności przewidziane w odrębnych przepisach prawa.
 
Niezależnie od ostatecznej treści przepisów, zważywszy na ww. krótki termin wejścia w życie ustawy oraz wielość zagadnień, które należy uregulować rekomendujemy już teraz podjęcie działań zmierzających do przygotowania i ustanowienia w przyszłości procedury zgłoszeń wewnętrznych.
 
Od wielu lat z powodzeniem zajmujemy się wdrażaniem procedur i wewnętrznie obowiązujących aktów prawa pracy u małych, średnich i dużych przedsiębiorców w związku z licznymi nowelizacjami Kodeksu pracy oraz ustaw szczególnych regulujących prawa pracodawców i pracowników. Co za tym idzie, jesteśmy w stanie przeprowadzić szczegółowy audyt aktów prawa pracy w Państwa firmie, jak również wesprzeć Państwa we wprowadzeniu procedur niezbędnych do wdrożenia w związku z planowanym wejściem w życie ustawy o tzw. „sygnalistach”.
 
Zapraszamy do kontaktu.
 
Autor: Szymon Szuksztul – Senior associate w Kancelarii SKP.