Zważywszy, że okres sprawozdawczy w spółkach prawa handlowego już za pasem, pragniemy zwrócić Państwa uwagę na nowe obowiązki rad nadzorczych dotyczące czynności sprawozdawczych. Zostały one uregulowane w ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 z późn. zm.), dalej: „KSH”, a znowelizowane ustawą z dnia 9 lutego 2022 r. (Dz.U.2022.807), dalej: „ZmKSH”. Nowe przepisy obowiązują od 13 października 2022 r.
 
1. Obowiązek sporządzania sprawozdania rady nadzorczej
 
Dotychczas utrwalony w praktyce obrotu gospodarczego obowiązek sprawozdawczy rady nadzorczej (tak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i w spółce akcyjnej) sprowadzał się do oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz oceny wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Ocena była dokonywana w zakresie zgodności tych sprawozdań z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym. Następnie, rada nadzorcza była zobowiązana do złożenia organowi właścicielskiemu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny – najpóźniej na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników/ zwyczajnym walnym zgromadzeniu akcjonariuszy (dalej: „Zgromadzenie”), którego przedmiotem były oceniane sprawozdania i wnioski zarządu.
 
Na mocy ZmKSH, począwszy od 13 października 2022 r. ustawodawca poszerza powyższy katalog obowiązków rady nadzorczej o nowy obowiązek pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy, definiując je jako „sprawozdanie rady nadzorczej”. W przypadku spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, pierwsze sprawozdanie powinno być sporządzone za rok 2022.
 
O ile w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i prostej spółce akcyjnej ustawodawca nie określił minimalnego katalogu informacji, które powinno owe sprawozdanie z działalności rady nadzorczej zawierać o tyle w odniesieniu do spółki akcyjnej, został on sprecyzowany. W art. 382 § 31 KSH ustawodawca wskazał, że sprawozdanie rady nadzorczej w nowym kształcie powinno co najmniej zawierać:
 
1) wyniki oceny sprawozdań oraz ocen wniosków (sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty),
2) ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
3) ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych,
4) ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub zażądanych wyjaśnień,
5) informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.
 
Ustawodawca świadomie zrezygnował z dookreślania katalogu w przypadku spółki z o.o. (oraz prostej spółki akcyjnej) pozostawiając kwestie zawartości sprawozdania rady nadzorczej spółce oraz jej organom, a przez to dostosowanie go do skali prowadzonej działalności gospodarczej. Rozwiązaniem dla powyższego może być wprowadzenie odpowiedniej regulacji uchwałą wspólników, w umowie spółki, czy też w regulaminie rady nadzorczej. Katalog określony w art. 382 § 31 KSH może jednak stanowić swoistą wytyczną dla rady nadzorczej spółki z o.o., czy prostej spółki akcyjnej, co do tego jak sprawozdanie z działalności rady nadzorczej powinno zostać sporządzone.
 
2. Obowiązek zaproszenia kluczowego biegłego rewidenta na posiedzenie rady nadzorczej
 
Z obowiązkiem sporządzania sprawozdania rady nadzorczej ściśle związany jest nowy obowiązek zawiadomienia (z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem) o terminie posiedzenia rady nadzorczej i zapewnienia aktywnego udziału kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej badającej sprawozdanie finansowe w tym posiedzeniu. Udział biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej ma służyć praktycznemu wyjaśnieniu wszelkich wątpliwości związanych ze sprawozdaniem finansowym spółki, tak aby obowiązek sprawozdawczy nie był jedynie „zbędnym” formalizmem.
 
Przedmiotem posiedzenia rady nadzorczej jest ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdania zarządu oraz wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, jak również sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej. W ramach takiego posiedzenia biegły rewident przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania (w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności), jak również ustosunkowuje się do pytań członków rady nadzorczej. W praktyce istotne jest, aby zaplanować posiedzenia rady nadzorczej z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby zdążyć dopełnić obowiązki przed planowanym w spółce Zgromadzeniem.
 
Powyższe aktualizuje się w przypadku spółek, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: „URach”) lub podlega badaniu mimo braku obowiązku z URach. Zgodnie zaś z przepisami URach roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta m.in. w spółkach akcyjnych oraz jednostkach, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
 
1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
3) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
 
3. Podsumowanie
 
Celem niniejszych zmian regulacyjnych jest stworzenie swoistego narzędzia dla zapewnienia efektywnego strumienia informacji od organu kontrolnego do organu właścicielskiego. W uzasadnieniu do ZmKSH wskazano, że sprawozdanie rady nadzorczej ma pełnić analogiczną funkcję jak sprawozdanie zarządu z działalności spółki. W tym aspekcie nowelizację ocenić należy jako pozytywną, albowiem zapewni większą transparentność przepływu informacji w spółce. Jednakże z drugiej strony „nowe” sprawozdanie wymaga przygotowania bardziej złożonego niż dotychczas „raportu” z działalności organu, obejmującego cały rok obrotowy i to w oparciu o szereg informacji, które zaś zobligowany jest przekazać radzie nadzorczej zarząd spółki.
 
Reasumując powyższe, nowe obowiązki dotyczą spółek kapitałowych, w których ustanowiono radę nadzorczą i jednocześnie, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z ustawą. W przypadku, gdy w spółce ustanowiono radę nadzorczą, jednakże sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, należy dopełnić obowiązek w części dotyczącej sporządzenia sprawozdania rady nadzorczej w nowym (szerszym) zakresie. A contario w spółce, w której brak jest rady nadzorczej – nie ma przedmiotowych obowiązków.
 
W przypadku pytań, zapraszamy do kontaktu.
 
Autorka: Katarzyna Niewadzioł – Associate w Kancelarii SKP.