W związku z coraz powszechniejszym wykonywaniem pracy w formie zdalnej zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców pojawia się wiele pytań co do dopuszczalności nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy w formie innej niż tradycyjna forma pisemna, np. w formie mailowej. W artykule wyjaśniamy, jak wyglądają możliwości składania oświadczeń woli w alternatywnej formie przez każdą ze stron stosunku pracy oraz z jakimi konsekwencjami wiąże się ewentualne uchybienie przewidzianej prawem formy.
 
Co do zasady, przepisy Kodeksu pracy, zarówno dla zawarcia umowy o pracę, jak i dla jej rozwiązania, dla każdej ze stron przewidują formę pisemną. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 78¹ §2 Kodeksu cywilnego „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”. Przepis ten znajduje zastosowanie do oświadczeń woli wynikających ze stosunku pracy na podstawie art. 300 Kodeksu pracy. Oznacza to, że poza tradycyjną formą pisemną, zarówno pracownik, jak i pracodawca może złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia poprzez wysłanie dokumentu w formie elektronicznej (np. mailem) po uprzednim opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Już w tym miejscu należy podkreślić, że w brak podpisu elektronicznego będzie przesądzał o niedochowaniu formy elektronicznej w rozumieniu ww. przepisu. Jak zatem rozumieć ww. pojęcie?
 
Zgodnie z art. 3 pkt 12 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza podpis składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Ponadto podpis ten powinien spełniać 4 wymogi:
 
• być unikalnie przyporządkowany podpisującemu;
• umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego;
• być składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą;
• być powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
 
O ile co do zasady wśród średnich i dużych przedsiębiorców podpisywanie dokumentów przy użyciu kwalifikowanego podpisu staje się normą i nie nastręcza trudności, to każdy, kto nie spotkał się wcześniej z ww. formą (np. mikroprzedsiębiorca albo pracownik) i stosuje ją po raz pierwszy, musi pamiętać, że przy wysłaniu dokumentu do drugiej strony powinien wysłać nie tylko dokument opatrzony wzmianką „podpisano podpisem elektronicznym kwalifikowanym”, ale ponadto przesłać plik (certyfikat) umożliwiający zweryfikowanie tożsamości podpisującego. Wysyłanie skanów dokumentu bez załączenia pliku (certyfikatu) stanowi w praktyce najczęstszy błąd wśród pracowników czy pracodawców i może skutkować, że złożone oświadczenie woli będzie wadliwe z przyczyn formalnych.
 
Niedochowanie wymaganej formy pisemnej lub elektronicznej wiąże się z różnymi konsekwencjami, w zależności od tego, czy następuje ono na etapie zawierania umowy o pracę, czy na etapie rozwiązywania umowy. Ani w jednym, ani w drugim przypadku niedochowanie formy pisemnej czy elektronicznej nie wpływa na skuteczność tej czynności.
 
Zgodnie z art. 29 §2 zd. 2 Kodeksu pracy „Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków”. Ustawodawca przewiduje zatem, że sama umowa o pracę (zgodne oświadczenie woli stron o nawiązaniu stosunku pracy) może zostać zawarta w formie ustnej, telefonicznej czy poprzez wymianę wiadomości e-mail, SMS czy komunikatorze internetowym. W takiej sytuacji jednak to na pracodawcy ciąży obowiązek potwierdzenia na piśmie (ewentualnie elektronicznie) ustaleń co do rodzaju i warunków umowy o pracę jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Oznacza to, że aby doszło do zawarcia umowy o pracę, wystarczy, żeby pracodawca potwierdził warunki pracy, które wcześniej ustaliły strony, a następnie pracownik przystąpi do jej wykonywania. Jeżeli natomiast pracodawca uchybiłby ww. obowiązkowi i strony przystąpiłyby do wykonywania umowy, wtedy pracownik w każdym momencie byłby uprawniony do żądania ustalenia przed sądem warunków pracy i płacy. Ponadto zgodnie z art. 281 §1 pkt 2 Kodeksu pracy niepotwierdzenie na piśmie warunków pracy stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1.000 do 30.000 złotych.
 
Znacznie poważniejsze konsekwencje może wywołać niedochowanie formy pisemnej przy rozwiązywaniu umowy o pracę. Art. 30 § 3 Kodeksu pracy przewiduje formę pisemną dla oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę dla każdej ze stron, a zatem teoretycznie każda ze stron powinna złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy w przepisanej formie. Można zaryzykować twierdzenie, że w takiej sytuacji ewentualne konsekwencje prawne wobec pracodawcy mogą być znacznie bardziej dotkliwe niż w stosunku do pracownika.
 
Złożenie bowiem klasycznego wypowiedzenia przez pracownika w formie pisemnej posiada doniosłe znaczenie w sądzie wyłącznie dla celów dowodowych – tak jak zostało to już wcześniej wspomniane, forma dokonanej czynności nie wpływa na jej skuteczność, a co za tym idzie, jeżeli pracownik złoży wypowiedzenie w innej formie, np. wyśle wiadomość e-mail albo na komunikatorze internetowym, że wypowiada umowę o pracę, a jednocześnie będzie posiadał potwierdzenie odczytania wiadomości, wtedy będzie chroniony przed dalszymi konsekwencjami swojego działania. Pracodawca nie dysponuje bowiem w takiej sytuacji środkami prawnymi, które umożliwiałyby zakwestionowanie tej czynności przed sądem. Gdyby pracownik nie był w stanie wykazać, że złożył pracodawcy wypowiedzenie, wtedy nie pojawiając się w pracy lub nie wykonując poleceń pracodawcy po upływie obliczonego przez siebie okresu wypowiedzenia, narażałby się na rozwiązanie umowy o pracę ze swojej winy. Najdalej idące konsekwencje wydaje się mieć złożenie przez pracownika oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę z winy pracodawcy, tj. w trybie art. 55 Kodeksu pracy. Przepisy prawa pracy nakładają na pracownika w takiej sytuacji obowiązek podania na piśmie przyczyny rozwiązania umowy o pracę oraz kształtują po stronie pracodawcy uprawnienie do żądania odszkodowania w przypadku nieuzasadnionego rozwiązania umowy o pracę (art. 61¹ i 61² Kodeksu pracy). Nieudowodnienie przez pracownika, że przekazał pracodawcy przyczynę rozwiązania umowy, może prowadzić do konieczności zasądzenia odszkodowania na rzecz pracodawcy w kwocie odpowiadającej maksymalnie okresowi wypowiedzenia.
 
Niedochowanie formy pisemnej lub elektronicznej przez pracodawcę zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Sądu Najwyższego skutkuje uznaniem, iż oświadczenie woli zostało złożone z naruszeniem przepisów prawa pracy, a co za tym idzie, pracownik będzie uprawniony do żądania przywrócenia do pracy albo odszkodowania zgodnie z art. 45, albo 56 Kodeksu pracy w zależności od przyjętego trybu rozwiązania umowy. Przepisy prawa pracy nie przewidują przy tym żadnych odstępstw czy wyjątków w zakresie ww. formy. Warto przy tym wskazać, że zgodnie z również utrwalonym poglądem doktryny i judykatury dla skuteczności doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę wystarczy, iż pracownik dwukrotnie awizuje korespondencję skierowaną na jego adres korespondencyjny z umowy o pracę, zawierającą np. wypowiedzenie umowy o pracę – w takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z domniemaniem zapoznania się przez pracownika z treścią oświadczenia woli i to na pracowniku będzie leżał obowiązek wykazania, że nie mógł zapoznać się z przesyłką.
 
Podsumowując zatem niezależnie od tego, czy złożenie oświadczeń woli pracownika lub pracodawcy następuje w związku z nawiązaniem, czy rozwiązaniem stosunku pracy, winno ono nastąpić z zachowaniem formy pisemnej lub elektronicznej na zasadach opisanych powyżej. Nic nie stoi przy tym na przeszkodzie, aby dane oświadczenie wysłać pocztą (lub mailem z zachowaniem wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego opisanych powyżej) – należy jednak mieć świadomość, że wywoła ono skutki prawne dopiero w dacie, w której druga strona będzie się mogła z dokumentem zapoznać i to na składającym oświadczenie woli będzie spoczywał ciężar dowodu, że je złożył.
 
Autor: Szymon Szuksztul – Senior associate w Kancelarii SKP.