Fundacja rodzinna – rola i funkcjonowanie zarządu
29. 01. 2025
Jak opisywaliśmy w poprzednich artykułach z serii poświęconej fundacji rodzinnej (por. „Fundacja rodzinna – podsumowanie roku obowiązywania ustawy”[1] oraz „Fundacja rodzinna – kilka uwag o roli założyciela oraz beneficjenta”[2]), fundacja rodzinna (dalej również „fundacja”) to specyficzna forma organizacji, której celem jest gromadzenie mienia, zarządzania nim w interesie beneficjentów oraz spełniania świadczeń na ich rzecz, a w perspektywie długoterminowej również ułatwienie procesu międzypokoleniowej sukcesji majątku firm rodzinnych.
Słowem przypomnienia – podobnie jak w przypadku spółek kapitałowych, działalność fundacji jest prowadzona i nadzorowana przez jej organy, do których – obok zgromadzenia beneficjentów oraz rady nadzorczej – należy zarząd. Celem niniejszego artykułu jest przybliżenie czytelnikom roli zarządu fundacji, jak również obowiązków jego członków. Z kolei w kolejnej publikacji na temat fundacji rodzinnych przybliżymy Państwu zasady odpowiedzialności członków zarządu fundacji, zarówno względem samej fundacji, jak i osób trzecich.
I. Skład, Powołanie i Odwołanie Zarządu
Na wstępie przedstawmy kilka podstawowych informacji dotyczących składu oraz sposobu powołania i odwołania zarządu fundacji.
Skład zarządu fundacji rodzinnej może być jednoosobowy lub wieloosobowy, w zależności od postanowień statutu fundacji. W skład zarządu mogą wchodzić fundator, beneficjenci, jak i osoby trzecie, w tym niezależni eksperci.
O ile statut fundacji nie stanowi inaczej, powoływanie i odwoływanie członków zarządu należy do kompetencji fundatora fundacji albo (po śmierci fundatora) zgromadzenia beneficjentów. Kadencja członków zarządu wynosi 3 lata, przy czym również w tym przypadku statut fundacji może regulować tę kwestię odmiennie.
Odwołanie członka zarządu jest dopuszczalne w każdym czasie, przy czym statut może ograniczać prawo odwołania do ważnych powodów. Odwołując się do praktyki wypracowanej na gruncie spółek kapitałowych, należy wskazać, że ważne powody mogą być zawinione (np. działanie na szkodę fundacji, naruszenie obowiązków) albo niezawinione (np. ciężka choroba, ograniczenie zakresu działalności fundacji). Ograniczenie możliwości odwołania członków zarządu może polegać na wskazaniu w statucie wyliczenia takich przypadków lub tez posłużenia się ogólną klauzulą „ważnych powodów”. W przypadku odwołania z naruszeniem takiego ograniczenia możliwe jest wytoczenie powództwa o uchylenie uchwały jako sprzecznej ze statutem fundacji w oparciu o art. 82 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej z dnia 26 stycznia 2023 r.[3] („Ustawa”). Co istotne, na kanwie orzecznictwa dotyczącego regulacji analogicznych, a to art. 250 Kodeksu spółek handlowych (dalej: „k.s.h.”), odwołany członek zarządu nie ma legitymacji do zaskarżenia takiej uchwały[4]. Należy zatem przyjąć, że tożsame stanowisko będzie prezentowane przez sądy na kanwie wspomnianego art. art. 82 ust. 1 Ustawy.
II. Rola Zarządu
Zarząd fundacji rodzinnej jest odpowiedzialny za bieżące zarządzanie fundacją. Jego funkcję można porównać do roli zarządu w spółkach kapitałowych. Przed nawias obowiązków zarządu fundacji można wyciągnąć obowiązek z art. 55 Ustawy, w myśl którego członek zarządu przy wykonywaniu swoich obowiązków dokłada należytej staranności oraz postępuje w sposób lojalny wobec fundacji rodzinnej. Przywołany przepis statuuje ogólny obowiązek zachowania przez członków zarządu należytej staranności, który to standard powinien być spełniany przy realizacji innych obowiązków członków zarządu fundacji.
Co istotne – porównując przywołany przepis z analogiczną regulacją dot. członków zarządów spółek kapitałowych (odpowiednio art. Art. 2091 § 1, 30054 § 1, 3771 § 1 k.s.h.), uwagę zwraca fakt, że w przypadku zarządu fundacji rodzinnej brak jest odwołania do zawodowego charakteru działalności, jako miernika poziomu staranności. Różnica ta może przemawiać za argumentacją, że poziom staranności wymagany od członka zarządu fundacji rodzinnej jest inny (de facto niższy) niż ten właściwy dla zarządzających spółkami kapitałowymi.
Poziom standardu należytej staranności członka zarządu fundacji pomaga ustalić przepis art. 75 ust. 2 Ustawy, który stanowi, że członek zarządu, członek rady nadzorczej oraz likwidator nie naruszają obowiązku dołożenia należytej staranności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec fundacji rodzinnej, działają w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które muszą być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny. Przesłankami oceny działania członka zarządu z perspektywy obowiązku należytej staranności z art. 75 ust. 2 Ustawy są zatem (i) postępowanie lojalnie wobec fundacji oraz (ii) działanie w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego.
Jako główne zadania zarządu zostały wymienione w art. 54 ust. 1 Ustawy:
-
- prowadzenie spraw fundacji rodzinnej oraz reprezentowanie jej;
- realizacja celów fundacji rodzinnej określonych w statucie;
- podejmowanie czynności związanych z zapewnieniem płynności finansowej i wypłacalności fundacji rodzinnej;
- tworzenie, prowadzenie i aktualizowanie listy beneficjentów zgodnie z przepisami ustawy oraz zasadami zawartymi w statucie;
- informowanie beneficjenta o przysługującym mu świadczeniu;
- spełnianie świadczenia przysługującego beneficjentowi.
Odnosząc się do wybranych z ww. zadań:
- Reprezentowanie fundacji rodzinnej polega oczywiście na składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli w imieniu fundacji, w tym w między innymi zawieraniu umów z podmiotami trzecimi. Zasady reprezentacji reguluje statut fundacji, przy czym w braku stosownych postanowień fundację rodzinną reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie.Wyjątek od zasady reprezentacji fundacji przez zarząd reguluje art. 63 Ustawy, zgodnie z którym w umowie między fundacją rodzinną a członkiem zarządu oraz w sporze fundacji rodzinnej z członkiem zarządu, fundację rodzinną reprezentuje rada nadzorcza. W przypadku braku rady nadzorczej fundację rodzinną reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia beneficjentów. Nie wchodząc w dalsze szczegóły, należy zasygnalizować, że analogicznie jak w przypadku spółki z o.o., art. 63 Ustawy zawiera dalsze wyjątki dotyczące przypadków, w których członek zarządu jest zarazem jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów.
- Prowadzenie spraw fundacji rodzinnej obejmuje zasadniczo realizowanie czynności wewnętrznych, niezbędnych do jej prawidłowego funkcjonowania. Czynności te sprowadzają się do podejmowania decyzji gospodarczych oraz kadrowych, przy czym ich późniejsza realizacja częstokroć wymaga reprezentowania fundacji na płaszczyźnie zewnętrznej (przykładowo przez zawarcie aneksu do umowy z pracownikiem spółki, po wcześniejszym podjęciu decyzji w tym zakresie).W przypadku fundacji rodzinnej przy zarządzie wieloosobowym podobnie jak w przypadku spółki akcyjnej[5], o ile statut nie stanowi inaczej, obowiązuje zasada wspólnego prowadzenia spraw spółki (tak art. 58 ust. 1 Ustawy). Tym samym w oparciu o regulację ustawową w każdej sprawie, niezależnie od tego, czy czynność taką należałoby kwalifikować jako (odwołując się na zasadzie analogi do nomenklatury właściwej dla regulacji sp. z o.o.) „zwykłą czynność fundacji” albo „czynność przekraczającą zakres zwykłych czynności fundacji”, każdorazowo konieczne jest wspólne działanie członków zarządu, poprzez podjęcie stosownej uchwały. Zasada kolegialności nie obejmuje późniejszego realizowania podjętych już uchwał (poprzez przykładowo zawarcie umowy objętej uchwałą z podmiotem trzecim wobec fundacji rodzinnej), ani też przygotowywania ich projektów.
Ustawowa zasada wspólnego prowadzenia spraw fundacji może nastręczać problemy organizacyjne, związane z koniecznością podejmowania licznych uchwał zarządu. Z tego względu, w przypadku decydowania się na ustanowienie zarządu wieloosobowego, zalecać należy rozważenie jednoczesne wprowadzenia do statutu odrębnej regulacji dotyczącej sposobu prowadzenia spraw fundacji. Dopuszczalne jest tutaj przyznanie członkom zarządu prawa prowadzenia, bez uprzedniej uchwały zarządu, spraw nieprzekraczających zakresu zwykłych czynności fundacji, w tym również doprecyzowanie katalogu spraw, które przekraczają zakres zwykłych czynności. Innym rozwiązaniem może być wprowadzenie merytorycznego podziału kompetencji pomiędzy poszczególnych członków zarządu, tak aby byli oni uprawnieni do podejmowania samodzielnych decyzji, ale wyłącznie w sprawach określonego rodzaju.
Jak zasygnalizowano powyżej, odstąpienie od zasady kolegialności wymaga wprowadzenia odpowiednich postanowień do treści statutu fundacji rodzinnej. Tym samym wprowadzenie takiego podziału w regulaminie zarządu, bez względu na to, czy byłby on uchwalany przez zarząd, radę nadzorczą lub zgromadzenia beneficjentów, należałoby ocenić jako nieskuteczne i nie uchylające ew. odpowiedzialności członków zarządu, którzy według takiego regulaminu mieliby być wyłączeni od prowadzenia spraw pewnego rodzaju.
Z uwagi na fakt, że Ustawa nie reguluje sposobu podejmowania decyzji przez wieloosobowy zarząd fundacji rodzinnej (większość, kworum, sposób zwoływania posiedzenia), zdecydowanie rekomendujemy dokładne zaadresowanie tej kwestii w statucie fundacji. - Zapewnieniem płynności finansowej i wypłacalności fundacji rodzinnej należy łączyć z planowaniem i realizowaniem budżetu fundacji. Zarząd obowiązany jest dbać o to, aby odpowiednia cześć majątku fundacji była upłynniona (środki pieniężne) albo rozlokowana w łatwe do upłynnienia aktywa, tak aby fundacja na bieżąco mogła pokrywać koszty związanych z jej statutową działalnością. Na marginesie można wskazać, że jest to kwestia, o której należy pamiętać już przy samym zakładaniu fundacji (wnosząc obok ew. innych aktywów stosowną kwotę środków pieniężnych zapewniającą płynność fundacji).
- Tworzenie, prowadzenie i aktualizowanie listy beneficjentów powinno odbywać się zgodnie z przepisami ustawy oraz zasadami zawartymi w statucie. Obligatoryjne elementy listy beneficjentów określa art. 32 Ustawy, wymieniając między innymi: imię i nazwisko, identyfikator podatkowy, adres zamieszkania lub adres do doręczeń beneficjenta.
- Spełnianiem świadczenia przysługującego beneficjentowi, będzie przykładowo wypłata środków pieniężnych na rzecz beneficjenta. Czynności w tym zakresie podlegają zasadom z art. 34 i kolejnym Ustawy. W szczególności spełnienie świadczenia na rzecz beneficjenta fundacji rodzinnej nie może zagrażać wypłacalności fundacji rodzinnej wobec jej wierzycieli niebędących beneficjentami fundacji rodzinnej i każdorazowo jest uzależnione od bieżącej sytuacji finansowej fundacji rodzinnej. W przypadku braku możliwości zaspokojenia beneficjentów w pełnej wysokości zarząd uprawniony jest do miarkowania wysokości świadczeń.
III. Aktualizowanie spisu mienia fundacji
Wyliczenie z art. 54 ust. 1 Ustawy nie ma charakteru zupełnego, a tym samym na zarządzie fundacji rodzinnej spoczywają również inne, niewymienione w nim obowiązki. Jednym z nich jest obowiązek z art. 27 ust. 3 Ustawy, tj. obowiązek aktualizowania spisu mienia fundacji sporządzonego przez fundatora.
Spis mienia powinien obejmować wszystkie prawa majątkowe wniesione do fundacji rodzinnej przez fundatora lub inne osoby, ze wskazaniem osoby wnoszącej mienie oraz z określeniem rodzaju i wartości każdego z wniesionych składników mienia w wysokości według stanu i cen z chwili ich wniesienia, oraz ich wartości podatkowej.
Fakt, że ustalenie wartości aktywów fundacji dokonywane jest na moment wniesienia aktywów do fundacji, oznacza, że w stosunku do zarządu obowiązek ten będzie zasadniczo rozciągał się na aktywa, które zostaną wprowadzone do fundacji już po jej założeniu. Znajduje to potwierdzenie w dokumencie „Fundacja Rodzinna Podręcznik”, opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii[6], gdzie odnosząc się do wartości aktywów w spisie mienia, wskazano, że „Wartość tę określa się na dzień wniesienia do fundacji rodzinnej, to jest faktycznego przejścia własności, a nie np. na dzień sporządzania czy aktualizacji spisu mienia”.
IV. Poufność i Tajemnica Fundacji
Zgodnie z art. 55 ust. 2 i 3 Ustawy, członek zarządu fundacji rodzinnej jest obowiązany do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją oraz tajemnic fundacji rodzinnej, przy czym w zakresie tajemnicy fundacji rodzinnej obowiązek ten trwa także po wygaśnięciu mandatu. Wzajemny zakres pojęć „tajemnicy fundacji rodzinnej” oraz „informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją” (co do której Ustawa precyzuje, że w szczególności pojęcie to obejmuje „dane osobowe beneficjenta”), jest niejasny. Wydaje się, że zakres „informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją” jest szerszy i może obejmować zarówno te, które stanowią „tajemnicę fundacji rodzinnej”, jak i informacje innej kategorii.
Za powyższym przemawia definicja „tajemnicy fundacji rodzinnej” z art. 55 ust. 4 Ustawy, zgodnie z którą przez tajemnicę fundacji rodzinnej rozumie się w szczególności informacje dotyczące kierunku inwestowania, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, a także informacje dotyczące beneficjentów, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania tych informacji w poufności.
Definicja „tajemnicy fundacji rodzinnej” podobnie zatem jak definicja tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r., warunkuje uzyskanie przez daną informacje statusu tajemnicy, od podjęcia przez uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania informacją, działań w celu utrzymania tych informacji w poufności. Informacja uzyskana przez członka zarządu fundacji „w związku z pełnioną funkcją” stanie się zatem „tajemnicą fundacji rodzinnej” dopiero zatem w przypadku podjęcia przez fundację konkretnych działań zabezpieczających takie informacje (przykładowo – wprowadzenie zabezpieczeń, wewnętrznych regulaminów czy oznaczenie konkretnych informacji/dokumentów jako poufnych).
Omawiane rozróżnienie na „tajemnicę fundacji rodzinnej” oraz „informacje uzyskane w związku z pełnioną funkcją” ma o tyle znaczenie, że zgodnie z dyspozycją art. 55 ust. 3 Ustawy, obowiązek nieujawniania przez członka zarządu tajemnic fundacji rodzinnej rozciąga się również na okres po wygaśnięciu mandatu. Jednocześnie brak jest przepisu, który rozciągałby na członka zarządu fundacji obowiązek zachowania w tajemnicy „informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją” w okresie po zakończeniu przez niego pełnienia funkcji. Ciężko rozstrzygnąć, czy takie rozróżnienie było zamiarem ustawodawcy, z ostrożności należy jednak zalecić podjęcie w ramach każdej fundacji działań organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie pozyskiwanych i przetwarzanych informacji mogących stanowić jej tajemnicę w rozumieniu art. art. 55 ust. 4 Ustawy.
Autorzy: adw. Paweł Postolko – Senior associate w Kancelarii SKP, r.pr. Tomasz Pieczyk – Partner zarządzający w Kancelarii SKP.
[1] https://skplaw.pl/fundacja-rodzinna-podsumowanie-roku-obowiazywania-ustawy/
[2] https://skplaw.pl/fundacja-rodzinna-kilka-uwag-o-roli-zalozyciela-oraz-beneficjenta/
[3] Dz.U.2023.326 z dnia 2023.02.21
[4] Wyrok SN z dnia 11 stycznia 2002 r. IV CKN 1503/00, uchwała Składu Siedmiu Sędziów SN – Izba Cywilna – zasada prawna z dnia 1 marca 2007 r. III CZP 94/06.
[5] Por. art. 371 § 1 Kodeksu spółek handlowych.
[6] https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/podreczniki-o-sukcesji